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開(kāi)業(yè)慶典

2023-10-26

  慶典,是各種慶祝禮儀式的統稱(chēng)。在商務(wù)活動(dòng)中,商務(wù)人員參加慶祝儀式的機會(huì )是很多的,既有可能奉命為本單位組織一次慶祝儀式,也有可能應邀去出席外單位的某一次慶祝儀式。就形式而論,商界各單位所舉行的各類(lèi)慶祝儀式,都有一個(gè)最大的特色,那就是要務(wù)實(shí)而不務(wù)虛。若能由此而增強本單位全體員工的凝聚力與榮譽(yù)感,并且使社會(huì )各界對本單位重新認識、刮目相看,那么大張旗鼓地舉行慶典,多進(jìn)行一些人、財、物的投入,任何理智、精明的商家,都會(huì )對此在所不惜。



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  就內容而論,在商界所舉行的慶祝儀式大致可以分為四類(lèi):第一類(lèi),本單位成立周年慶典。通常,它都是逢五、逢十進(jìn)行的。即在本單位成立五周年、十周年以及它們的倍數時(shí)進(jìn)行。第二類(lèi),本單位榮獲某項榮譽(yù)的慶典。當單位本身榮獲了某項榮譽(yù)稱(chēng)號、單位的“拳頭產(chǎn)品”在國內外重大展評中獲獎之后,這類(lèi)慶典基本上均會(huì )舉行。第三,本單位取得重大業(yè)績(jì)的慶典。例如千日無(wú)生產(chǎn)事故、生產(chǎn)某種產(chǎn)品的數量突破10萬(wàn)臺、經(jīng)銷(xiāo)某種商品的光彩售額達到1億元等等,這些來(lái)之不易的成績(jì),往往都是要慶祝的。第四類(lèi),本單位取得顯著(zhù)發(fā)展的慶典。當本單位建立集團、確定新的合作伙伴、兼并其他單位、分公司或連鎖店不斷發(fā)展時(shí),自然都值得慶祝一番。


  對商界人士業(yè)講,組織慶典與參加慶典時(shí),往往會(huì )各有多方面的不同要求。慶典的禮儀,即有關(guān)慶典的禮儀規范,就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項基本內容所組成的。以下,對其分別予以介紹。


  組織籌備一次慶典,如同進(jìn)行生產(chǎn)和銷(xiāo)售一樣,先要對它作出一個(gè)總體的計劃。商務(wù)人員如果受命完成這一任務(wù),需要記住兩大要點(diǎn):其一,要體現出慶典的特色。其二,要安排好慶典的具體內容。


  毋庸多言,慶典既然是慶?;顒?dòng)的一種形式,那么它就應當以慶祝為中心,把每一項具體活動(dòng)都盡可能組織熱烈、歡快而隆重。不論是舉行慶典的具體場(chǎng)合、慶典進(jìn)行過(guò)程中的某個(gè)具體場(chǎng)面,還是全體出席者的情緒、表現,都要體現出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛。惟獨如此,慶典的宗旨——塑造本單位的形象,顯示本單位的實(shí)力,擴大本單位的影響,才能夠真正地得以貫徹落實(shí)。


  慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色,應當在其具體內容的安排上,得到全面的體現。


  如果站在組織者的角度來(lái)考慮,慶典的內容安排,至少要注意出席者的確定、來(lái)賓的接待、環(huán)境的布置以及慶典的程序等四大問(wèn)題。


  首先,應當精心確定好慶典的出席人員名單。慶典的出席者不應當濫竽充數,或是讓對方勉為其難。確定慶典出席者名單時(shí),始終應當以慶典的宗旨為指導思想,一般來(lái)說(shuō),慶典的出席者通常應包括如下人士:


  一是上級領(lǐng)導。地方黨政領(lǐng)導、上極主管部門(mén)的領(lǐng)導,大都對單位的發(fā)展給予過(guò)關(guān)心、指導。邀請他們參加,主要是為了表示感激之心。


  二是社會(huì )名流。根據公共關(guān)系學(xué)中的“名人效應”原理,社會(huì )各界的名人對于公眾最有吸引力,能夠請到創(chuàng )始們,將有助于更好地提高本單位的知名度。


  三是大眾傳媒。在現代社會(huì )中,報紙、雜志、電視、廣播等大眾媒介,被稱(chēng)為僅次于立法、行政、司法三權的社會(huì )“第四權力”。邀請它們,并主動(dòng)與它們合作,將有助于它們公正地介紹本單位的成就,進(jìn)而有助于加深社會(huì )對本單位的了解和認同。


  四是合作伙伴。在商務(wù)活動(dòng)中,合作伙伴經(jīng)常是彼此同呼吸、共命運的。請他們來(lái)與自己一起分享成功的喜悅,是完全應該的,而且也是絕對必要的。


  五是社區關(guān)系。它們是指那些與本單位共居于同一區域、對本單位具有種種制約作用的社會(huì )實(shí)體。例如,本單位周?chē)木用裎瘑T會(huì )、街道辦事處、醫院、學(xué)校、幼兒園、養老院、商店以及其他單位等等。請他們參加本單位的慶典,會(huì )使對方進(jìn)一步了解本單位、尊重本單位、支持本單位,或是給予本單位更多的方便。


  六是單位員工。員工是本單位的主人,本單位每一項成就的取得,都離不開(kāi)他們的兢兢業(yè)業(yè)和努力奮斗。所以在組織慶典時(shí),是不容許將他們完全“置之度外”的。


  以上人員的具體名單一旦確定,就應盡量發(fā)出邀請或通知。鑒于慶典的出席人員甚多,牽涉面極廣,故不到萬(wàn)不得已,均不許將慶典取消、改期或延期。


  其次,應當精心安排好來(lái)賓的接待工作。與一般商務(wù)交往中來(lái)賓的接待相比,對出席慶祝儀式的來(lái)賓的接待,更應突出禮儀性的特點(diǎn)。不但應當熱心細致地照顧好全體來(lái)賓,而且還應當通過(guò)主方的接待工作,使來(lái)賓感受到主人真摯的尊重與敬意,并且想方設法使每位來(lái)賓都能心情舒暢。


  最好的辦法,是慶典一經(jīng)決定舉行,即成立對此全權負責的籌備組?;I備組成員通常應當由各方面的有關(guān)人士組成,他們應當是能辦事、會(huì )辦事、辦實(shí)事的人。


  在慶典的籌備組之內,應根據具體的需要,下設若干專(zhuān)項小組,在公關(guān)、禮賓、財務(wù)、會(huì )務(wù)等各方面“分兵把守”,各管一段。其中負責禮賓工作的接待小組,大都不可缺少。


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  慶典的接待小組,原則上應由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應變能力較強的男女青年組成。


  接待小組成員的具體工作有以下幾項:其一,來(lái)賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現場(chǎng)迎接或送別來(lái)賓。其二,來(lái)賓的引導。即由專(zhuān)人負責為來(lái)賓帶路,將其送到既定的地點(diǎn)。其三,來(lái)賓的陪同,對于某些年事已高或非常重要的來(lái)賓,應安排專(zhuān)人陪同始終,以便關(guān)心與照顧。其四,來(lái)賓的接待。即指派專(zhuān)人為來(lái)賓送飲料、上點(diǎn)心以及提供其他方面的關(guān)照。


  凡應邀出席慶典的來(lái)賓,絕大多數人對本單位都是關(guān)心和友好的。因此,當他們光臨時(shí),主人沒(méi)有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待。將心比心,在來(lái)賓的接待上若得過(guò)且過(guò)、馬馬虎虎,是會(huì )傷來(lái)賓的自尊心的。


  再次,應當精心布置好舉行慶祝儀式的現場(chǎng)。舉行慶祝儀式的現場(chǎng),是慶典活動(dòng)的中心地點(diǎn)。對它的安排、布置是否恰如其分,往往會(huì )直接地關(guān)系到慶典留給全體出席者的印象的好壞。依據儀式禮儀的有關(guān)規范,商務(wù)人員在布置舉行慶典的現場(chǎng)時(shí),需要通盤(pán)思考的主要問(wèn)題有:


  一是地點(diǎn)的選擇。在選擇具體地點(diǎn)時(shí),應結合慶典的規模、影響力以及本單位的實(shí)際情況來(lái)決定。本單位的禮堂、會(huì )議廳,本單位內部或門(mén)前的廣場(chǎng),以及外借的大廳、等等。均可相機予以選擇。不過(guò)在室外舉行慶典時(shí),切勿因地點(diǎn)選擇不慎,從而制造噪聲、妨礙交通或治安、顧此而失彼。


  二是環(huán)境的美化。在反對鋪張浪費的同時(shí),應當量力而行,著(zhù)力美化慶典舉行現場(chǎng)的環(huán)境。為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛,可在現場(chǎng)張燈結彩、懸掛彩燈、彩帶。張貼一些宣傳標語(yǔ),并且張掛標明慶典具體內容的大型橫幅。如果有能力,還可以請由本單位員工組成的樂(lè )隊、鑼鼓隊屆時(shí)演奏音樂(lè )或敲鑼打鼓,熱鬧熱鬧。但是這類(lèi)活動(dòng)應當要適度,不要熱鬧過(guò)了頭,成為胡鬧?;蛘摺靶e奪主”。千萬(wàn)不要請少先隊員來(lái)扮演這類(lèi)角色,不要勞動(dòng)孩子們?yōu)檫@類(lèi)與他們無(wú)關(guān)之事而影響其學(xué)業(yè)。


  三是場(chǎng)地的大小。在選擇舉行慶祝儀式的現場(chǎng)時(shí),應當牢記并非愈大愈好。從理論上說(shuō),現場(chǎng)的大小應與出席者人數的多少成正比。也就是說(shuō)場(chǎng)地的大小,應同出席者人數的多少相適應。人多地方小,擁擠不堪。會(huì )使人心煩意亂。人少地方大,則會(huì )讓來(lái)賓對本單位產(chǎn)生“門(mén)前冷落車(chē)馬稀”的感覺(jué)。


  四是音響的準備。在舉行慶典之前,務(wù)必要把音響準備好。尤其是供來(lái)賓們講話(huà)時(shí)使用的麥克風(fēng)和傳聲設備,在關(guān)鍵時(shí)刻,絕不允許臨陣“罷工”,讓主持人手忙腳亂、大出洋相。在慶典舉行前后,擺放一些喜慶、歡快的樂(lè )曲,只要不搶占“主角”的位置,通常是可以的。但是對于播放的樂(lè )曲,應選期進(jìn)行審查。切勿屆時(shí)讓工作人員自由選擇,隨意播放背離慶典主題的樂(lè )曲,甚至是那些凄慘、哀怨、讓人心配和傷心落淚的樂(lè )曲,或是那些不夠莊重的詼諧曲和愛(ài)情歌曲。


  最后,應當精心擬定好慶典的具體程序。一次慶典舉行的成功與否,與其具體的程序不無(wú)關(guān)系。儀式禮儀規定,擬定慶典的程序時(shí),有兩條原則必須堅持:第一,時(shí)間宜短不宜長(cháng)。大體上講,它應以一個(gè)小時(shí)為其極限。這既為了確保其效果良好,也是為了尊重全體出席者,尤其是為了尊重來(lái)賓。第二,程序宜少不宜多。程序過(guò)多,不僅會(huì )加長(cháng)時(shí)間,而且還會(huì )分散出席者的注意力,并給人以慶典內容過(guò)于凌亂之感??傊?,不要使慶典成為內容亂七八糟的“馬拉松”。

  依照常規,一次慶典大致上應包括下述幾項程序:


  預備:請來(lái)座就座,出席者安靜,介紹佳賓。


  第一項,宣布慶典正式開(kāi)始,全體起立,奏國歌,唱本單位之歌。


  第二項,本單位主要負責人致辭。其內容是,對來(lái)賓表示感謝,介紹此次慶典的緣由,等等,其重點(diǎn)應是報捷以及慶典的可“慶”之處。


  第三項,邀請嘉賓講話(huà),大體上講,出席此次的上級主要領(lǐng)導、協(xié)作單位及社區關(guān)系單位,均應有代表講話(huà)或致賀辭。不過(guò)應當提前約定好,不要當場(chǎng)當眾推來(lái)推去。對外來(lái)的賀電、賀信等等,可不必一一宣讀,但對其署名單位或個(gè)人應當公布。在進(jìn)行公布時(shí),可依照其“先來(lái)后到”為序,或是按照其具體名稱(chēng)的漢字筆劃的多少進(jìn)行排列。


  第四項,安排文藝演出。這項程序可有可無(wú),如果準備安排,應當慎選內容,注意不要有悖于慶典的主旨。


  第五項,邀請來(lái)賓進(jìn)行參觀(guān)。如有可能,可安排來(lái)賓參觀(guān)本單位的有關(guān)展覽或車(chē)間等等。當然,此項程序有時(shí)亦可省略。


  在以上幾項程序中,前三項必不可少,后兩項則可以酌情省去。


  參加慶典時(shí),不論是主力單位的人員還是外單位的人員,均應注意自己臨場(chǎng)之際的舉止表現。其中,主力單位人員的表現尤其為重要。


  在舉行慶祝儀式之前,主辦單位應對本單位的全體員工進(jìn)行必要的禮儀教育。對于本單位出席慶典的人員,還須規定好有關(guān)的注意事項,并要求大家在臨場(chǎng)之時(shí),務(wù)必要嚴格遵守。在這一問(wèn)題上,單位的負責人,尤其是出面迎送來(lái)賓和上主席臺的人士,只能夠“身先士卒”,而絕不允許有任何例外。因為道理非常簡(jiǎn)單,在慶祝儀式上,真正令人矚目的,還是東道主方面的出席人員。假如這些人在慶典中精神風(fēng)貌不佳,穿著(zhù)打扮散漫,舉止行為失當,很容易對本單位的形象進(jìn)行“反面宣傳”。


  按照儀式禮儀的規范,作為東道主的商界人士在出席慶典時(shí),應當嚴格注意的問(wèn)題涉及到以下七點(diǎn):


  第一,儀容要整潔。所有出席本單位慶典的人員,事先都要洗澡、理發(fā),男士還應刮光胡須。無(wú)論如何,屆時(shí)都不允許本單位的人員蓬頭垢面、胡子拉碴、渾身臭汗,有意無(wú)意去給本單位的形象“抹黑”。


  第二,服飾要規范。有統一式樣制服的單位,應要求以制服作為本單位人士的慶典著(zhù)裝。無(wú)制服的單位,應規定屆時(shí)出席慶典的本單位人員必須穿著(zhù)禮儀性服裝。即男士應穿深色的中山裝套裝,或穿深色西裝套裝,配白襯衫、素色領(lǐng)導、黑色皮鞋。女士應穿深色西裝套裙,配長(cháng)統肉色絲襪、黑色高跟鞋,或者穿深色的套褲,或是穿花色素雅的連衣裙。絕不允許在服飾方面任其自然、自由放任,把一場(chǎng)莊嚴隆重的慶典,搞得像一場(chǎng)萬(wàn)紫千紅的時(shí)裝或休閑裝的“博覽會(huì )”。倘若有可能,將本單位出席者的服飾統一起來(lái),則是最好的。


  第三,時(shí)間要遵守。遵守時(shí)間,是基本的商務(wù)禮儀之一。對本單位慶典的出席者而言,更不得小看這一問(wèn)題。上到本單位的最高負責人,下到級別最低的員工,都不得姍姍來(lái)遲,無(wú)故缺席或中途退場(chǎng)。如果慶典的起止時(shí)間已有規定,則應當準時(shí)開(kāi)始,準時(shí)結束。要向社會(huì )證明本單位言而有言,此其時(shí)也。


  第四,表情要莊重。在應典舉行期間,不允許嘻皮笑臉、嘻嘻哈哈,或是愁眉苦臉、一臉晦氣、唉聲嘆氣,否則會(huì )使來(lái)賓產(chǎn)生很不好的想法。在舉行慶典的整個(gè)過(guò)程中,都要表情莊重、全神貫注、聚精會(huì )神。假若慶典之中安排了升國旗、奏國歌、唱“廠(chǎng)歌”的程序,一定要依禮行事:起立,脫帽,立正,面向國旗或主席臺行注目禮,并且認認真真、表情莊嚴肅穆地和大家一起唱國歌、唱“廠(chǎng)歌”。此刻,不許可不起立、不脫帽、東張西望、不唱或亂唱國歌與“廠(chǎng)歌”。在起立或坐下時(shí),把座椅搞得亂響,一邊脫帽一邊梳頭,或是在此期間走動(dòng)和找人交頭接耳,都應被為危害本單位形象的極其嚴重的事件。


  第五,態(tài)度要友好。這里所指的,主要是對來(lái)賓態(tài)度要友好。遇到了來(lái)賓,要主動(dòng)熱情地問(wèn)好。對來(lái)賓提出的問(wèn)題,都要立即予以友善的答復。不要圍觀(guān)來(lái)賓、指點(diǎn)來(lái)賓,或是對來(lái)賓持有敵意。當來(lái)賓在慶典上發(fā)表賀辭時(shí),或是隨后進(jìn)行參觀(guān)時(shí),要主動(dòng)鼓掌表示歡迎或感謝。在鼓掌時(shí),不要在對象上“挑三揀四”,不要“欺生”或是“殺熟”。即使個(gè)別來(lái)賓,在慶典中表現得對主人不甚友善,也不應當當場(chǎng)“仗勢欺人”,或是非要跟對方“討一個(gè)說(shuō)法”不成。不論來(lái)賓在臺上臺下說(shuō)了什么話(huà),主方人員都應當保持克制,不要吹口哨、“鼓倒掌”、敲打桌椅、胡亂起哄。不允許打斷來(lái)賓的講話(huà),向其提出挑釁性質(zhì)疑,與其進(jìn)行大辯論,或是對其進(jìn)行人身攻擊。


  第六,行為要自律。既然參加了本單位的慶典,主方人員就有義務(wù)以自己的實(shí)際行動(dòng),來(lái)確保它的順利與成功。至少,大家也不應當因為自己的舉止失當,而使來(lái)賓對慶典作出不好的評價(jià)。在出席慶典時(shí),主方人員在舉止行為方面應當注意的問(wèn)題有:不要:“想來(lái)就來(lái),想走就走”,或是在慶典舉行期間到處亂走、亂轉。不要打周?chē)娜苏f(shuō)“悄悄話(huà)”、開(kāi)玩笑,或是朝自己的“領(lǐng)居”甚至主席臺上的人擠眉弄眼、出怪樣子。不要有意無(wú)意地作出對慶典毫無(wú)興趣的姿態(tài),例如看報紙、讀小說(shuō)、聽(tīng)音樂(lè )、打撲克、作游戲、打瞌睡、織毛衣,等等。不要讓人覺(jué)得自己心不在焉,比方說(shuō),尋呼機“一鳴驚人”,探頭探腦,東張西望,一再看手表,或是向別人打聽(tīng)時(shí)間。當本單位的會(huì )務(wù)人員對自己有所要求時(shí),需要“有則改之,無(wú)則加勉”,不要一時(shí)沖動(dòng),或是為了顯得自己玩世不恭,而產(chǎn)生逆反心理,作出傻事來(lái)。


  第七,發(fā)言要簡(jiǎn)短。倘若商務(wù)人員有幸在本單位的慶典中發(fā)言,則務(wù)須謹記以下四個(gè)重要的問(wèn)題:一是上下場(chǎng)時(shí)要沉著(zhù)冷靜。走向講壇時(shí),應不謊不忙,不要急奔過(guò)去,或是慢吞吞地“起駕”。在開(kāi)口講話(huà)前,應平心靜氣,不要氣喘吁吁,面紅耳赤、滿(mǎn)臉是汗、急得講不出話(huà)來(lái)。二是要講究禮貌。在發(fā)言開(kāi)始,勿忘說(shuō)一句“大家好”或“各位好”。在提及感謝對象時(shí),應目視對方。在表示感謝時(shí),應鄭重地欠身施禮。對于大家的鼓掌,則應以自己的掌聲來(lái)回禮。在講話(huà)末了,應當說(shuō)一聲“謝謝大家”。三是發(fā)言一定要在規定的時(shí)間內結束,而且寧短勿長(cháng),不要隨意發(fā)揮,信口開(kāi)河。四是應當少作手勢。含義不明的手勢,尤其應當在發(fā)言時(shí)堅決不用。


  外商位的人員在參加慶典時(shí),同樣有必要“既來(lái)之,則安之”,以自己上佳的臨場(chǎng)表現,來(lái)表達對于主人的敬意與對慶典本身的重視。倘若在此時(shí)此刻表現欠佳,是對主人的一大傷害。所以寧肯堅辭不去,也絕不可去而失禮。


  當外單位的人員在參加慶典時(shí),若是以本單位代表的身份而來(lái),而不是僅僅只代表自己個(gè)人的話(huà),更是特別要注意自己臨場(chǎng)表現,絲毫不可對自己的所作所為自由放任、聽(tīng)之任之。


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